IVAI e INVEDEM reúnen a
ayuntamientos para optimizar el manejo documental
*Desconocimiento y malos hábitos perjudican la
entrega-recepción.
*Es necesario mejorar la rendición de cuentas municipal.
Xalapa, Ver. | 27 enero de 2017
Tribuna
Libre.- “Graves errores, graves defectos, graves vicios en la cultura
archivística nos ha llegado por desconocimiento”, fue una de las fundamentales
premisas desde las que se partió este día en la Conferencia Magistral ‘La organización
archivística y su importancia para una adecuada entrega-recepción’, impartida
por el Mtro. Jorge Nacif Mina, director general académico del Instituto de
Estudios Históricos Carlos Sigüenza y Góngora y secretario académico de la
Escuela Mexicana de Archivos.
En las instalaciones del
Colegio de Notarios de Veracruz, el Instituto Veracruzano de Acceso a la
Información y Protección de Datos Personales (IVAI) y el Instituto Veracruzano
de Desarrollo Municipal (INVEDEM) reunieron a alcaldes, síndicos, regidores,
contralores, directores de obras públicas y titulares de unidades de
transparencia de cerca de cien ayuntamientos del estado para hacerles hincapié
en el valor y cuidado que deben tener sobre el manejo de archivos públicos, al
ser la base de la rendición de cuentas.
El Mtro. Jorge Nacif Mina
detalló los diferentes vicios que se tienen en la administración gubernamental
que dificultan que se transparenten adecuadamente las acciones y decisiones de
las autoridades. Enfatizó, por ejemplo, que no existe el ‘archivo muerto’, que
los documentos tienen un valor y ciclo de vida reglamentado; que en ocasiones
se embodega información que se considera ya no es útil a las funciones del
servidor público, cuando lo correcto es que pase por etapas específicas conforme
a su contenido e importancia.
Tan solo la forma de guardar
y ordenar el material impreso genera retrasos y confusiones en su consulta y
traspaso –señaló–, al tiempo que advirtió que muchas veces los archivos no son
consecutivos ni siguen un orden seriado o se incorporan a carpetas que no
tienen correspondencia con un tema común. Además de que no siguen un orden
lógico y cronológico de más antiguo a más reciente.
Asimismo –advirtió– se
insertan documentos que carecen de valor y no tendrían por qué resguardarse,
como es el caso de las copias de documentos cuyo original solo corresponde
guardar a un área. La información debe tener el carácter de originalidad, “es
única y no renovable, a diferencia de otros documentos múltiples como libros o
revistas”, evidenció.
El ponente también explicó
que no se trata de archivar cualquier documento, papel o soporte electrónico;
debe tenerse plena consciencia de la necesidad de conservarlo con base en la
reglamentación que rige al departamento, institución o servidor público.
Así, llamó no tener un
cuarto con carpetas de correspondencia de entrada y correspondencia de salida,
tener los llamados minutarios en cajones de un archivero, tener archiveros
llenos de fotocopias afuera en pasillos, tener documentos sueltos atados en una
bodega y/o tener un archivero con documentos en carpetas, señal de inequívoca
de un archivo desorganizado.
Para finalizar, Nacif Mina
detalló a los asistentes el avance que se tiene en el proceso de expedición de
la Ley General de Archivos, uno de los pendientes a nivel nacional del que
deberán estar atentos todos los estados, ya que implicará una mayor
responsabilidad y acciones determinadas para atender sus señalamientos y dejar
atrás los simples exhortos y recomendaciones.
El evento contó con la
presencia del comisionado del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información
y Protección de Datos Personales, José Rubén Mendoza Hernández; y el director
del Instituto Veracruzano de Desarrollo Municipal, Ángel Rafael Deschamps
Falcón, quienes celebraron la respuesta obtenida por parte de los servidores
públicos para fortalecer la transparencia.
