No
se pueden dar de baja sin que cumplan su periodo de vida
*Sujetos
obligados deben conservar archivos que se generen con motivo del desempeño de
sus atribuciones.
*Cuando
se haga una baja documental se deben dar detalles para tener certeza de qué
material se destruye.
*IVAI
ordena a Sedarpa buscar y certificar oficios de subdirector de agricultura de
2010.
Xalapa, Ver. | 05 octubre de 2017
Tribuna Libre.- Para la conservación de expedientes con valor
administrativo se ha establecido un periodo de conservación de siete años a
partir de la apertura del expediente; dos o tres en trámite y el resto en el
archivo de concentración, destacó el Instituto Veracruzano de Acceso a la
Información y Protección de Datos Personales (IVAI) al resolver en sesión pública
los recursos de revisión IVAI-REV/1158/2017/II y acumulados.
Estos medios de impugnación fueron
interpuestos por una persona en contra de la Secretaría de Desarrollo
Agropecuario, Rural y Pesca (Sedarpa), a quien le solicitó copia certificada de
diversos oficios firmados por quien era subdirector de agricultura en 2010,
relacionados con el pago a empresas por la distribución de semillas.
La Sedarpa respondió que únicamente encontró
copia del acta de baja documental de la administración pasada, que no existía
lo solicitado pues dicha acta era la única información documental que
recibieron al inicio de la administración; por lo que no estaban en condiciones
de certificar los oficios requeridos al no contar con el original.
Para los comisionados Yolli García Alvarez y
José Rubén Mendoza Hernández no se puede tener por cumplido el derecho de
acceso a la información, ya que en principio la Secretaría no acreditó haber
realizado una búsqueda exhaustiva, al no adjuntar el soporte documental.
Además, observaron que el acta de baja referida corresponde al año 2015, cuando
aún transcurría el periodo de vida de los oficios solicitados; estos debieron
darse de baja en todo caso en 2017, por ser de 2010.
Por otro lado, el IVAI señaló que del acta de
baja documental no se tiene la certeza sí realmente los oficios en mención
fueron contemplados, ya que no se hace una descripción de qué documentación fue
considerada; únicamente se refiere que está integrado por 289 expedientes,
dispuestos en 246 paquetes, dada en las oficinas del archivo de concentración
de la dependencia y que los documentos no poseían valores administrativos,
legales, fiscales e históricos.
Por ello, la Sedarpa deberá realizar una
nueva búsqueda en todas y cada una de las áreas que pudieran contar con la
información, indicando los métodos implementados que permitan garantizar al
solicitante que efectivamente se realizaron las gestiones necesarias para
ubicarla, adjuntando el soporte documental que así lo acredite. Asimismo,
deberá remitir el acta de baja documental en la que se advierta una descripción
de los expedientes, documentos y/o números de oficios que fueron considerados.
De localizar los oficios que interesan al
solicitante, deberá entregarle copia certificada por el titular de la Secretaría
o por el titular de la Dirección Jurídica. En caso de no localizarlos, deberá
realizar la declaración de inexistencia a través de su Comité de Transparencia.
La atención de este asunto llevó al IVAI a
resaltar que los sujetos obligados deben conservar en sus archivos los
documentos que se generen con motivo del desempeño de sus atribuciones, y el
periodo de conservación dependerá de las características propias de los
documentos, ya sea por valor legal, fiscal o histórico.
